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Las obligaciones fiscales: conozca cuáles se le aplican

Cuando una empresa o empresario inicia una actividad ecónomica o profesional, tiene que atender a una serie de obligaciones fiscales.

¿Cuáles son esas obligaciones y qué conllevan?

¿Cuándo se deben presentar las declaraciones?

¿Cuáles son las consecuencias de no cumplir con ellas?

En este artículo resumimos las Obligaciones Fiscales para simplificarlas y obtener una visión en conjunto en

Además tratamos de

Y al final mostramos un Resumen de las obligaciones con los cuadros explicativos de la AEAT.

Obligaciones Censales

La primera obligación es el alta censal que necesariamente debe tramitarse antes de iniciar la actividad.

En ese momento del alta, si la actividad  no se va a ajercer por persona física, en la primera declaración se debe solicitar el CIF de la entidad.

Tras el alta, se pueden dar circunstancias que originen la obligación de presentar una modificación censal. Por ejemplo,  

  • Cualquier variación en su actividad como puede ser ejercer una actividad accesoria, abrir un nuevo local, un traslado,
  • si se ha producido un cambio en cualquiera de sus domicilios (fiscal, social o para la recepción de notificaciones),
  • cuando se dan las circunstancias en las que tiene nuevas obligaciones o deja de tenerlas (como son la de practicar retenciones a trabajadores, arrendadores, etc)

Cuando se quiere cesar en todas las actividades y obligaciones, se debe tramitar la baja censal.

Existen dos modelos censales el 036 y el modelo abreviado 037 que pueden utilizar determinadas personas físicas. ¿Cómo se rellenan? La Agencia Tributaria ha desarrollado una guía práctica censal donde se explica con detalle cómo se debe cumplimentar

Además de este modelo censal, está el modelo del Impuesto de Actividades Económicas (modelo 840) que deben presentar sólo los que no estén exentos de su pago. Se está exento de pagar mientras la cifra de negocios no supere 1.000.000 € anuales.

Obligaciones por IRPF o por sociedades

El rendimiento obtenido por la actividad debe tributar:

  • en el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas cuando la actividad la ejerce una persona física o entidades sin personalidad jurídica
  • en el Impuesto de Sociedades cuando se trata de entidades con personalidad jurídica.

Para liquidar el importe que debe pagarse a Hacienda se debe presentar tanto los pagos a cuenta como las declaraciones anuales.

Además de la obligación de presentar estas autoliquidaciones, es obligatorio la llevanza de unos libros registro donde se debe constatar el resultado económico obtenido:

  • las sociedades mercantiles y las personas físicas que tributan por la estimación directa normal deben llevar obligatoriamente una Contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad.
  • las personas físicas o entidades sin personalidad jurídica que tributen por estimación directa simplificada u objetiva y los profesionales no tienen porque realizar dicha contabilidad pero la Agencia Tributaria les exige la llevanza de determinados libros
    • libro registro de ventas e ingresos
    • libro registro de ingresos
    • libro registro de compras
    • libro registro de compras y gastos
    • libro registro de bienes de inversión
    • libro registro de provisiones de fondos y suplidos

Obligaciones por IVA

Si su actividad se encuentra dentro de las sujetas a IVA, debe repercutir en sus ventas (entrega de bienes o prestación de servicios) el tipo imposito de IVA que corresponda. El tipo impositivo general es el 21%, el reducido el 10% y el superreducido el 4%. Puede consultar cuál se aplica en IVA: tipos impositivos

Por otro lado, sus proveedores y acreedores le repercuten también dicho IVA.

Las obligaciones de IVA consisten, para la mayoría de los casos, en liquidar trimestralmete (y en algunos casos mensualmente) la diferencia entre el IVA que haya repercutido a sus clientes y el IVA que le hayan repercutido sus proveedores.  

Existen Régimenes especiales cuya liquidación se fija de forma distinta (IVA de Caja, IVA Simplificado), o incluso conlleva no tener que liquidar como es el caso del Régimen de Recargo de Equivalencia aplicado en las actividades del comercio menor o el Régimen Especial aplicado a Agricultura, Ganadería y Pesca.

Además de estas liquidaciones trimestrales, se deben presentar declaraciones informativas que informan sobre las operaciones intracomunitarias. Estas declaraciones pueden ser mensuales, trimestrales y anuales dependiendo del importe de las operaciones. Además hay que presentar declaraciones anuales como es el Resumen de IVA anual  y la declaración de operaciones con terceros donde se informa de todas aquellas operaciones que superan los 3.005 €

Si su atividad conlleva un cierto volumen de importación y exportación, también debe tramitar la correspondiente declaración de INTRASTAT con una periodicidad mensual.

Pero además debe llevar unos libros registro, que son los siguientes:

  • Libro Registro de Facturas Expedidas
  • Libro Registro de Facturas Recibidas
  • Libro Registro de Bienes de Inversión

Debe conocer también el Reglamento de Facturación y atender a los plazos y formalidades de emisión y conservación de facturas.

Obligaciones por retenciones

Se debe practicar retención, cuando se pagan retribuciones dinerarias o en especie, de determinadas rentas. Ese importe que deja de pagar debe posteriormente ingresarlo en Hacienda mediante la liquidación trimestral (y en algunos casos mensual).

Se debe practicar retención cuando se abonan las siguientes retribuciones:

  1. Rendimientos del trabajo, es decir cuando paga a sus trabajadores.
  2. Rendimientos de actividades económicas. A la hora de pagar determinadas facturas de profesionales y de determinadas actividades existe la obligación de practicar esta retención fiscal.
  3. Rentas por el arrendamiento o subarrendamiento de bienes inmuebles urbanos. Debe realizarse una retención en la factura del alquiler.
  4. Ganancias de los aprovechamientos forestales de los vecinos en montes públicos.
  5.  Premios por la participación en juegos, rifas o combinaciones aleatorias.
  6. Rendimientos procedentes de la propiedad intelectual, industrial...

Además de presentar las declaraciones trimestrales o mensuales para ingresar dichas retenciones, se debe presentar la declaración anual informativa.

Normalmente, cuando estas retribuciones se justifican mediante una factura recibida, ésta incluye la retención concreta que debe practicarse. Sin embargo, la obligación de retener siempre recae sobre el que paga y el hecho de que en la factura no figure el cálculo de esta retención no exime de la obligación de practicarla.

 ¿Cuánto se retiene? Las retenciones se suelen fijar anualmente en los Presupuestos Generales del Estado. Consulte nuestro artículo Nuevos tipos de retención a partir del 12/07/2015

¿Cuándo se presentan las autoliquidaciones y demás declaraciones?

Si está obligado a realizar liquidaciones trimestrales, el último día para presentar la autoliquidación es 

  • Para las retenciones el 20 de abril, 20 de julio, 20 de octubre y 20 de enero
  • Para el IVA y pagos a cuenta de IRPF 20 de abril, 20 julio, 20 octubre y 30 de enero
  • Para el pago a cuenta de sociedades, 20 de abril, 20 de octubre y 20 de diciembre
  • Para la declaración anual de la renta: 30 de junio
  • Para la declaración anual  del Impuesto de sociedades: el caso general es el 25 de julio (para aquellas sociedades que tengan su periodo impositivo coincidente con el año natural)

En el caso de liquidaciones mensuales, se debe presentar como último día el 20 de cada mes. Sin embargo, en IVA para la liquidación a presentar en enero se fija como último día el 30.

Las declaraciones anuales de IVA y retenciones, los llamados Resumenes Anuales, deben presentarse el 30 de enero como último día.

La declaración de operaciones con terceros, el último día de febrero.

La declaración de operaciones intracomunitarias,

  • si es mensual todos los días 20,
  • si es trimestral 20 de abril, 20 de julio, 20 de octubre y 30 de enero
  • si es anua el 30 de enero

¿Cuáles son las consecuencias de no cumplir con estas obligaciones debidamente?

Depende de qué falta se haya cometido.

Por ejemplo la no presentación de una comunicación censal aunque no presenta económicamente un perjuicio para la Agencia Tributaria, ya que no conlleva ningúna liquidación de impuestos o tasas,  se considera una sanción pecunaria fija de 400 euros pero si lo que no se ha comunicado es un cambio de domicilio la sanción es de 100 euros, 

La presentación fuera de plazo sin requerimiento previo de una autoliquidación con resultado positivo conlleva un recargo que va del 5% al 20% en función del tiempo transcurrido. Sin embargo la presentación fuera de plazo de una autoliquidación sin resultado a pagar puede conllevar una sanción fija de 200 euros.

Cuando no se presenta una declaración informativa o se presenta de forma incorrecta, las sanciones se determinan por cada dato incorrecto u omitido calculando 20 euros por cada conjunto de datos relativos a una entidad. Existe una sanción mínima a pagar de 300 euros y un máximo de 20.000 euros.

EN RESUMEN

Las obligaciones fiscales de información y liquidación de impuestos son,

Obligaciones Fiscales

Las obligaciones formales de las personas físicas o entidades sin personalidad jurídica se resumen en el siguiente cuadro

Obligaciones Formales de las Personas Físicas

Las entidades con personalidad jurídica tienen las siguientes obligaciones formales

Obligaciones Formales de las Entidades

 Fuente: Obligaciones formales de empresarios y profesionales residentes en territorio español