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La factura simplificada: cómo y cuándo

Sólo hay dos tipos de facturas:
• La factura simplificada  y  • La factura completa

En este artículo tratamos en detalle sobre la Factura Simplificada ¿cuál debe ser su contenido? ¿cuándo se puede y cuándo no emitir una factura simplificada? y los medios que se pueden utilizar para su envío. 

 ¿Por qué existe la factura simplificada? 

La factura simplificada surge en sustitución de los antiguos tiques.

Hasta el 31/12/2012 se permitía la expedición de tiques, pero a partir del 01 de enero de 2013 éstos desaparecen y es cuando se introduce la factura simplificada que los viene a sustituir.

De esta manera, en determinados supuestos que más adelante se detallan, se permite la expedición de una factura con un contenido menor al de la factura normal con el ánimo de reducir la carga administrativa y agilizar el proceso de compra-venta.

¿Cuál es el contenido obligatorio de la Factura Simplificada?

La factura simplificada tiene una formalidad menor en cuanto a su contenido, pero necesariamente debe constar en ella los siguientes datos:

  1. Número y, en su caso, serie.
  2. Fecha de expedición.
  3. Fecha de operación si es distinta de la de expedición.
  4. NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.
  5. Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.
  6. Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión “IVA incluido”
  7. Contraprestación total.
  8. En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada.
  9. En su caso, si se producen las siguientes circunstancias:
    - En operaciones exentas referencia a la normativa
    - La mención “facturación por el destinatario”
    - La mención “inversión del sujeto pasivo”
    - La mención “Régimen especial de Agencias de viajes”
    - La mención “Régimen especial de bienes usados”.

El Departamento de Gestión Tributaria puede exigir en determinadas circunstancias la inclusión de menciones adicionales que, en ningún caso, pueden exceder de las exigidas para la factura completa.

El Departamento de Gestión Tributaria puede autorizar, en determinadas circunstancias, la expedición de facturas simplificadas que no incluyan los requisitos de las letras a), c), f), g) o i) citados anteriormente, así como, el NIF y domicilio del destinatario y la cuota repercutida. Dichas autorizaciones deben ser objeto de la debida publicidad.

Si el destinatario de la operación es un empresario o profesional que quiere deducir el impuesto o, no siendo empresario o profesional, el destinatario lo solicita para ejercer cualquier derecho de naturaleza tributaria, la factura simplificada debe además contener los siguientes datos:

  1. NIF del destinatario y domicilio.
  2. Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.

¿Cuándo se puede emitir una Factura simplificada?

Se pueden expedir facturas simplificadas solamente en los siguientes casos:

  1. Cuando su importe no supere los 400 euros (IVA incluido)
  2. Cuando deba expedirse factura rectificativa.
  3. Cuando exista autorización previa por el Departamento de Gestión Tributaria.
  4. Operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, permite la expedición de tiques. Esto es las operaciones siguientes siempre que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido:
  • Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional.
  • Ventas o servicios en ambulancia.
  • Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
  • Transporte de personas y sus equipajes.
  • Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
  • Salas de baile y discotecas.
  • Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
  • Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
  • Utilización de instalaciones deportivas.
  • Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
  • Aparcamiento de vehículos.
  • Servicios de videoclub.
  • Tintorerías y lavanderías.
  • Autopistas de peaje

Y ¿Cuándo no se pemitie expedir factura simplificada?

No se permite la expedición de factura simplificada en las siguientes operaciones:

  1. Entregas intracomunitarias de bienes
  2. Ventas a distancia.
  3. Operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
  4. Las operaciones no localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto  si el proveedor o prestador está establecido y:
    o Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE).
    o Cuando la operación se localice en otro Estado miembro (EM), se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.

Plazos de expedición y envío de facturas

La normativa establece con carácter general que si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, la factura debe expedirse y enviarse en el momento en que se realice la operación.

Si el destinatario de la operación es empresario o profesional, normalmente se le expide una factura normal. Pero en el caso de darle el formato de factura simplificada debe saber que la expedición de las facturas debe realizarse siempre antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el que se hayan realizado las operaciones y el plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición.

¿Cómo se remiten las facturas?

Las facturas pueden ser remitidas por cualquier medio.

En la era digital actual, se promueve por parte de la Agencia Tributaria los medios electrónicos. Pero es necesario que

  • el destinatario haya dado su consentimiento
  • y los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

Fuente: Página AEAT sobre las obligaciones de facturación

Normativa: Real Decreto 1619/2012, de 30 Noviembre