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Limitación a los pagos en efectivo: cuestiones prácticas

Desde el 19 de noviembre de 2012, no pueden pagarse en efectivo operaciones iguales o superiores a 2.500 euros en las que intervenga al menos un empresario o profesional.

A pesar del tiempo que lleva esta normativa, en la práctica surgen dudas de cuándo se debe aplicar la limitación. En este artículo, contestamos a varias dudas que surgen a la hora de cumplir con esta medida en las situaciones más comunes  y habituales.

¿Qué se considera pago en efectivo?

Los medios de pago que se consideran como efectivo (artículo 34.2 de la Ley 10/2010) son,

  1. El papel moneda y la moneda metálica, nacionales o extranjeros.
  2. Los cheques bancarios al portador denominados en cualquier moneda.
  3. Cualquier otro medio físico, incluidos los electrónicos, concebido para ser utilizado como medio de pago al portador.

¿Y qué no es un pago en efectivo?

No son efectivo los pagos e ingresos realizados con entidades de crédito.

Los casos más frecuentes que generan dudas sobre si se aplica o no esta medida son,

  1. Factura por un total de 2.500 euros o superior que incluye varias entregas de mercancía y/o distintos trabajos realizados durante el mes
    • No se aplica la limitación siempre que esta factura recapitulativa incluya operaciones distintas e independientes y se pueda demostrar por ejemplo con albaranes o notas de entrega y/o pedidos distintos.
    • Sí se aplica la limitación si es una sola operación continuada en el tiempo, lo que se viene a llamar de tracto sucesivo. Es el caso por ejemplo de si existe un contrato de suministro o servicio continuado, pero donde se establece que la facturación, liquidación y pagos se realizan mensualmente. En este caso, no hay que enteder una operación por cada entrega o una operación por mes, se entiende que es una operación por cada contrato completo. 
  2. Varias facturas por una operación única que requiere varias sesiones de trabajo
    • Sí se aplica la limitación si las facturas suman los 2.500 euros o más. El fraccionar la facturación de una operación única porque se trate de varias sesiones de trabajo o de varias entregas de mercancía, como por ejemplo la operación de un dentista a su paciente que requiere varias intervenciones, la de un abogado por un mismo asunto con varias fases, etc..., no impide la limitación y por tanto debe sumarse cada factura para ver si el conjunto suma los 2.500 euros o más. Igualmente si existe un pedido que se suministra parcialmente en varias fechas, debe considerarse la suma de cada entrega parcial, es decir el total del pedido.
  3. Una factura por los servicios y otra por los materiales
    • Cuando se contrate un servicio que requiera materiales, el hecho de dividir la factura, una por el servicio y otra por los materiales que aporta el profesional, no impide la aplicación de la limitación del pago en efectivo y por tanto sí se aplica a la suma de ambas facturas. Esto se debe a que hay que entender que lo que se contrata es el resultado de un trabajo que forma una única prestación económica.
  4. Varias operaciones en un mismo día
    • En el caso de que un cliente llegue a su tienda y realice una compra que no supera los 2.500 euros y posteriormente vuelve ese mismo día para realizar una segunda compra de tal forma que ambas cifran 2.500 euros o más, no está imitado el pago en efectivo si los bienes no se encuentran relacionados
    • Sin embargo, si existe relación entre los bienes que ha adquirido, debe aplicarse la limitación. Únicamente puede evitar la sanción si puede demostrar que no ha podido detectar esta conducta de su cliente, como puede ser el caso de los grandes almacenes, supermercados, etc... 
  5. Provisiones de fondos y anticipos
    • Sí se aplica la limitación cuando la provisión de fondos se destina a un anticipo del servicio contratato y éste tenga un precio final que cifre 2.500 euros o más.
    • No se aplica cuando la provisión de fondos se destina a realizar pagos de gastos en nombre y por cuenta del cliente, es decir se trata de un depósito que se realiza para afrontar unos suplidos. Sin embargo, no significa que el profesional que recibe la provisión pueda pagar dichos suplidos en efectivo cuando uno supere el límite, el pago de facturas en nombre y por cuenta de otra persona se encuentra igualmente limitada.
  6. Nómina de trabajadores con retención de IRPF y seguridad social ¿qué cuantía debe considerarse?
    • En el caso de nóminas, para saber si se encuentra limitado el pago en efectivo debe considerarse el líquido y no el bruto. Es decir, se encuentra limitada la cuantía final una vez descontados el IRPF y los seguros sociales.
  7. Presupuesto inferior a 2.500 euros que después se supera
    • En este caso, sí se encuentra limitado y debe realizarse el pago en medio distinto al efectivo.
    • En el caso de que se hiciera un pago parcial mientras el presupuesto se estimaba inferior, esto no conlleva sanción. Pero desde el momento que se conoce que el presupuesto se ha incrementado siendo igual o superior a 2.500 euros, el resto de los pagos deben realizarse por otro medio distinto del efectivo.

 ¿Cuáles son las consecuencias en caso de no cumplir?

Esta medida de prevención y lucha contra el fraude se acompaña con sanciones administrativas en caso de incumplimiento, tanto para el pagador como para el perceptor y que se califican como graves.

Las multas que se imponen son del 25 por 100 del valor del pago hecho en efectivo. Tanto el pagador como el receptor del pago responden de forma solidaria a dicha infracción, por lo que la Administración puede dirigirse contra cualquiera de ellos. 

Debe saber además que, si una de las partes que ha intervenido en la operación de pago en efectivo denuncia el hecho ante Hacienda dentro de los tres meses siguientes al pago,  la Agencia Tributara no practicará sanción al denunciante pero sí a la otra parte. 

Sin embargo, si ambas partes denuncian a la vez, no hay exoneración de la multa y ambos deben pagar y afrontar la sanción.

¿Qué obligaciones tienen los empresarios y profesionales respecto a esta normativa?

Los intervinientes en estas operaciones, en las que participe un empresario o profesional, deben conservar los justificantes de pago durante cinco años para acreditar ante la Agencia Tributaria que el cobro o pago se haya realizado a través de alguno de los medios distintos al efectivo.

Acceda a la página informativa de AEAT

Normativa aplicada Ley 7/2012