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Cómo obtener el promedio de plantilla de trabajadores

Las normativas que fomentan la contratación indefinida, mediante la reducción de las cotizaciones empresariales por contingencias comunes a la Seguridad Social, exigen mantener durante un periodo de 36 meses desde la celebración del contrato indefinido el nivel de empleo indefinido y el nivel de empleo alcanzado con dicha contratación.

La Seguridad Social examina que se cumple con dicho requisito cada doce meses, revisando los informes del promedio de trabajadores indefinidos y el promedio de trabajadores totales del mes.

Por un lado, tenemos la llamada "Tarifa plana" que se introdujo en el  Real Decreto-ley 3/2014 y que se aplica a los contratos celebrados entre el 25 de febrero de 2014 y el 31 de marzo de 2015. Por otro lado tenemos, el mínimo exento de 500€ o Tarifa reducida para contratos indefinidos celebrados desde el 1 de marzo de 2015 hasta el 31 de agosto de 2016 introducido en Real Decreto-ley 1/2015.

En ambas normativas se establece, entre los requisitos, que el contrato al que se acoge la reducción suponga un incremento del empleo indefinido y un aumento del empleo total, además del mencionado mantenimiento de nivel de empleo durante los 36 meses siguientes y concretando que 

"para calcular dicho incremento, se tomará como referencia el promedio diario de trabajadores que hayan prestado servicios en la empresa en los 30 días anteriores a la celebración del contrato".

Esto supone que es necesario tener un cálculo desde la fecha de 30 días antes a la contratación y hasta la fecha del día antes de la nueva contratación que se acoge a estas reducciones, de cuántos trabajadores totales y cuántos trabajadores indefinidos tiene la empresa. Además se establece que

"Se examinará el mantenimiento del nivel de empleo indefinido y del nivel de empleo total cada doce meses. Para ello, se utilizarán el promedio de trabajadores indefinidos y el promedio de trabajadores totales del mes en que proceda examinar el cumplimiento de este requisito."

Es decir otros tres cálculos:  a los 12 meses, a los 24 meses y a los 36 meses de la contratación. 

Ejemplo: si se contrata el 1 de marzo de 2015 a un trabajador con el mínimo exento de cotización de 500€, será necesario tener un cálculo del total de trabajadores y del total de indefinidos de los siguientes periodos:

- del 29/01/2015 al 28/02/2015: cálculo previo a la contratación

- del 01/02/2016 al 29/02/2016: primera revisión a los 12 meses de la contratación, es decir el 29/2/2016

- del 01/02/2017 al 28/02/2017: segunda revisión a los 24 meses de la contratación, es decir el 28/2/2017

- del 01/02/2018 al 28/02/2018: tercera revisión a los 36 meses de la contratación, es decir el 28/2/2018

¿Dónde se puede obtener los datos?

El Sistema RED de la Tesorería General de la Seguridad Social elabora un informe en el mismo momento de solicitarlo pudiéndose descargar en formato PDF. Se trata de la opción de Informe Plantilla Media Trabajadores en Alta donde se debe introducir las fechas en las que se quiere generar el cálculo. El Autorizado al Sistema RED puede obtenerlo sin ningún problema y en poco tiempo.

Aunque este informe no  distingue qué trabajadores son indefinidos y qué trabajadores no, junto con el informe de Vida Laboral de una cuenta de cotización que también se puede obtener de forma inmediata de la misma forma, ya se tiene toda la información necesaria para saber si se cumple o no con el requisito.

¿Y si ha despido a trabajadores?

A los efectos de cumplir con el mantenimiento de empleo debe saber que cuando se examine el nivel de empleo no se tienen que tener en cuenta determinadas extinciones de contrato. En esto ambas normativas difieren bastante:

En la Tarifa Plana del RDL 3/2014 se indica en su Artículo único 2.d) 

"A efectos de examinar el nivel de empleo y su mantenimiento en la empresa, no se tendrán en cuenta las extinciones de contratos de trabajo por causas objetivas o por despidos disciplinarios que no hayan sido declarados improcedentes."

Y el RDL 1/2015 indica en su Artículo 8.d)

"A efectos de examinar el nivel de empleo y su mantenimiento en la empresa, no se tendrán en cuenta las extinciones de contratos de trabajo por causas objetivas o por despidos disciplinarios que no hayan sido declarados improcedentes, los despidos colectivos que no hayan sido declarados no ajustados a Derecho, así como las extinciones causadas por dimisión, muerte o incapacidad permanente total, absoluta o gran invalidez de los trabajadores o por la expiración del tiempo convenido o realización de la obra o servicio objeto del contrato, o por resolución durante el periodo de prueba."

El RDL 1/2015 ha hecho casi imposible que la empresa tenga que devolver las cuotas por no cumplir con el requisito de mantenimiento de empleo. En la práctica, y a lo que esta normativa se refiere, sólamente computa una baja por despido que haya sido declarado improcedente ante un juez. No así el RDL 3/2014 que  solamente excluye a las bajas por causas objetivas o por despidos disciplinarios.

Además si el empleado despedido es el que conlleva la reducción, no existe incumplimiento del requisito ya que al cesar éste ha cesado la reducción y se considera que las reducciones practicadas en los periodos anteriores donde estaba contratado sí se ha cumplido con los requisitos.

¿Y si realmente incumple dentro de esos 36 meses el mantenimiento de empleo?

Tendrá que devolver las reducciones obtenidas. Pero la buena noticia es que a estas devoluciones no están aplicando el recargo del 20% ni están siendo sancionadas, cuando se trata de un incumplimiento en el mantenimiento de empleo.

Además si el incumplimiento se produce en la revisión que realizan a los 24 meses, sólo se debe devolver el 50% y si se incumple a los 36 meses se devuelve el 33%.