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¿La Inspección Laboral puede pedir el registro de jornada?

La Dirección General de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha iniciado una campaña para controlar la realización de horas extraordinarias. Y con este fin pueden solicitar a las empresas el registro de jornadas de trabajo de todos sus trabajadores estén a jornada completa o parcial.

¿Es realmente obligatorio registrar la jornada de trabajo diariamente?

En los contratos de trabajo a tiempo parcial, existe una normativa clara al respecto sobre el registro de jornada. En nuestra publicación Los contratos a tiempo parcial informamos su especial tratamiento.

Con respecto a los contratos de trabajo a tiempo completo, nos encontramos que el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores establece que

"A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente."

Por lo que inicialmente se puede entender que si no se producen horas extraordinarias, no es necesario la llevanza de un registro de las jornadas. Sin embargo, la Dirección General de Trabajo expresamente indica en sus instrucciones que

“no es aceptable admitir la usencia de registro por no realizarse horas extraordinarias, por cuanto el registro diario de la jornada es el presupuesto que permite la contabilización de todas las horas que se hagan para deducir luego la existencia de las extraordinarias”.

Diversas sentencias, por ejemplo Audiencia Nacional 4313/2015, han confirmado este criterio de la Inspección Laboral indicando la obligación de registrar diariamente la jornada de los trabajadores. Por lo tanto, a raíz de estas resoluciones debe afirmarse que el registro de jornada diaria es obligatoria, se realicen o no horas extraordinarias y tanto para contratos de trabajo a tiempo parcial como a tiempo completo.

Esta obligación es noticia porque la Dirección General de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha emitido una instrucción 3/2016 (archivo PDF de 2,42 Mb aprox.) con la que inicia una campaña específica de INTENSIFICACIÓN DEL CONTROL EN MATERIA DE TIEMPO DE TRABAJO Y DE HORAS EXTRAORDINARIAS.

¿Cómo registrar la jornada diaria de los trabajadores?

La normativa no indica cómo debe registrarse la jornada diaria, ni en cuanto al medio ni en cuanto al formato. Pero según la instrucción de la Inspección de trabajo, los inspectores deben verificar que se cumplen los siguientes requisitos:

  1. El registro debe ser diario, con el horario concreto de entrada y salida de cada trabajador (no es válido presentar el cuadrante mensual previsto o el horario general de la empresa, debe acreditarse el registro de lo realizado)
  2. Debe poder realizarse la comprobación de su existencia en el centro de trabajo con el fin de evitar su posterior elaboración o manipulación
  3. Debe ser un sistema de registro que garantice la fiabilidad y la invariabilidad de los datos.
  4. Debe permitir efectuar la totalización mensual de la jornada y la entrega a los trabajadores de la copia del resumen mensual de la jornada.

Un formato adecuado que cumpla con estos requisitos puede ser una hoja donde figure

  1. nombre, apellidos y DNI del trabajador
  2. identificación de la empresa y del centro de trabajo
  3. Dia, hora de entrada, hora de salida en cada turno (mañana, tarde y en su caso noche) y firma del trabajador

Además, según la mencionada instrucción, debe saber que en la visita que realicen:

  • Si el registro es por medios electrónicos o informáticos tales como un sistema de fichaje por medio de tarjeta magnética o similar, huella dactilar o mediante ordenador, la Inspección le va a requerir la impresión de los registros correspondientes al año en curso o del período que se considere.
  • Si el registro es por medios manuales, en soporte papel, la inspección le va a requerir copia o en su caso puede realizar fotografías en el mismo momento.

¿Y si no registra la jornada diaria de sus trabajadores?

En caso de ausencia de registro de jornada diaria, la Inspección de Trabajo puede extender un acta por infracción leve, grave o muy grave. En nuestro artículo Las consecuencias de no cumplir con el registro de la jornada abundamos con más detalle este punto.

¿Cómo asegurarse de que va a pasar la inspección si ésta ocurre?

Para ello debe conocer lo que se concreta en la instrucción 3/2016, que señala que la visita y actuación de la Inspección debe cumplir con estos tres puntos:

  1. Comprobación de la existencia de un registro diario de jornadas realizadas por cada trabajador en el centro de trabajo visitado.
  2. Entrevista con los trabajadores y sus representantes de forma individual con el fin de recabar la información sobre el horario que realiza, concretando la hora de entrada y salida, la existencia de descansos, cómo realiza el registro de su jornada, si existe una distribución irregular de jornada durante el año, cómo se compensan las horas extraordinarias ... etc.
  3. Citación para la comparecencia con la documentación requerida: donde se debe poder acreditar la entrega de los resúmenes mensuales a los trabajadores y a sus representantes.

La Campaña se dirige a sectores de actividad concretos que son,

  • Sección C (Industria manufacturera): Dentro de ésta únicamente empresas que pertenezcan a la división 10 (Industria de la alimentación), 13 (Industria textil), 14 (confección de prendas de vestir), 15 (Industria del cuero y del calzado), 18 (artes gráficas y reproducción de soportes grabados: impresión, encuadernación) y 31 (Fabricación de muebles).
  • Sección G (Comercio al por mayor y al por menor, reparación de vehículos de motor y motocicletas)
  • Sección K (Actividades financieras y de seguros). Dentro de esta, exclusivamente las empresas que pertenezcan a la sección 64 (Servicios financieros, excepto seguros y fondos de pensiones)
  • Sección Q (Actividades sanitarias y de servicios sociales)

Sin embargo, aunque su actividad no esté incluida dentro de esta Campaña no significa que ante una visita de la Inspección Laboral no se lo vayan a requerir, por lo que debe asegurarse de cumplir con la obligación y registrar diariamente la jornada de sus trabajadores.

Fuente: Instrucción 3/2016 de la Dirección General de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social