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Gastos por desplazamientos de Administradores y socios

El artículo 9 del Reglamento de IRPF trata sobre la exención de gravamen de las dietas y asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia.

Pero este artículo sólo es aplicable a las relaciones laborales, donde existen las notas de dependencia y ajenidad.

Entonces ¿qué tratamiento debe darse cuando una empresa abona a su socio o administador los gastos originados en los desplazamientos?

Efectivamente el Reglamento del Impuesto sobre el Rendimiento de las Personas Físicas, que aborda en su artículo 9 la excepción de gravamen de las cantidades percibidas para restituir los gastos ocasionados por desplazamientos, trata el tema desde el punto de vista de empresa y trabajador.

Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto

La Dirección General de Tributos, trata la cuestión de las dietas percibidas por socios y administradores en diversas consultas vinculantes insitiendo en dicho punto.

Por ejemplo en la consulta vinculante V3179-15, se trata entre otras cuestiones sobre los desplazamientos que debe realizar el administrador único y socio con una participación en la sociedad del 97%. En esta consulta  se insiste en que

El régimen de dietas previsto en el artículo 9 del RIRPF únicamente es de aplicación a los contribuyentes que perciben rendimientos del trabajo como consecuencia de una relación laboral o estatutaria en la que se dan las notas de dependencia y alteridad, a los que se refiere con carácter general el artículo 17.1 de la LIRPF, circunstancia que no se cumple en el presente caso.

Hay que remarcar en este punto que la consulta vinculante V2193-14 se indica que las notas de dependencia y ajenidad no se dan cuando el socio tiene una participación del 50% o más.

También, se debe tener en cuenta que no tienen relación laboral las personas que ejercen funciones de dirección y gerencia y que prestan servicios para una sociedad mercantil de forma habitual y a título lucrativo cuando posean el control efectivo, directo o indirecto de dicha empresa. Dicha relación se encuentra incluida en el ámbito de trabajador autónomo, según el artículo 1 1.c) de la Ley 20/2007 del Estatuto del trabajador autónomo.

Por lo tanto a la hora de tratar fiscalmente los gastos abonados por las empresas a sus socios y administradores, cuando no hay una relación laboral debe abordarse como un gasto por cuenta de tercero o suplido.

En este caso, para que los importes abonados no constituyan renta sujeta a tributación para el socio, la empresa debiera abonar el importe exacto de los gastos que el socio haya abonado en nombre de ésta. Es decir la sociedad no debiera abonar a los socios el importe a tanto alzado que se determina reglamentariamente como dieta sin justificación, y que por el contrario sí que puede abonar a sus trabajadores.

Cuando el socio debe calificar las retribuciones percibidas por la empresa como actividad económica

En el caso de actividades profesionales realizadas por el socio a favor de la sociedad, nos encontramos con que las retribuciones que la sociedad abone al socio profesional constituyen para éste ingresos que tributan como rendimientos de actividad económica en su declaración de la renta. En ese caso, los gastos que la empresa abone por los desplazamientos que realice en dichos servicios ¿cómo tributan?

Las cantidades que perciba por desplazamientos deben incorporarse al resto de sus ingresos y en su caso deducir como gasto los tiques de restaurantes, hostelería, billetes, etc... siempre y cuando 

  1. se pueda demostrar que se han originado en el ejercicio de la actividad
  2. se puedan relacionar con la obtención de ingresos
  3. y  cumlplan con los preceptos legales para su deducibilidad (de documentación, registro contrable, etc..) 

Por lo tanto, el socio no puede deducirse la cantidad  que le haya abonado la empresa si no conserva los justificantes o no puede probarse suficientemente la necesidad de dicho gasto para la actividad.  

Otras consideraciones

Ante una revisión de Hacienda, debe saber que aquellas percepciones que la sociedad abone a sus socios  y que ésta deduzca deben poder demostrarse que se derivan de una actividad necesaria para la sociedad y en el caso de no poder probarlo suficientemente, Hacienda pueda pretender que se considere una retribución por su condición de socio con la consecuencia de que la sociedad no puede deducirse dichas retribuciones y el socio deba tributar por estas percepciones como rendimientos de capital mobiliaro.