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Personalizar la Cuenta de Resultados: en 6 pasos

La Cuenta de Resultados en su formato oficial es la información que se facilita sobre el resultado de una empresa de forma pública, pero esta información para la gestión interna de las empresas requiere de un mayor desglose y personalización para la toma de decisiones.

En este artículo informamos de qué aspectos se deben analizar sobre el Informe de la Cuenta de Resultados y la necesidad de personalizar la información que no se facilita en el modelo oficial.

En nuestro artículo anterior La Cuenta de Resultados: explicación de las partidas que la componen explicamos las partidas que componen este informe en su formato oficial. Complementando al mismo, en esta ocasión queremos mostrar los puntos clave para la interpretación del mismo que conllevan necesariamente una personalización de este informe.

A la hora de analizar la viabilidad del propio negocio es importante elaborar un informe adaptado al tipo de empresa y al sector de su actividad que facilite mayor información para conocer no solamente si hay pérdidas o beneficios sino el porqué de dicho resultado y poder tomar decisiones concretas con mayor conocimiento.

Los pasos que consideramos se deben tener en cuenta para una correcta personalización de este informe son,

PASO 1.- Información sobre los ingresos de la actividad

La primera cifra que se muestra en el informe de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias son los ingresos principales de la actividad. Por lo tanto la primera clave es contar con un desglose de esta cifra que sea adecuada según las necesidades de la empresa. 

Por ejemplo, para un mejor análisis puede ser importante separar los ingresos según las distintas actividades, líneas de negocio, productos o familia de los mismos, o bien por mercados geográficos, tipos de clientes, etc. Esto depende mucho del tamaño de la empresa, de la complejidad de su actividad, del desarrollo de su proceso productivo, de su estrategia comercial y del sector donde opere.

Por lo tanto a la hora de decidir cómo informatizar la información, es importante pararse a pensar sobre el enfoque que la empresa desea dar a su cifra de negocios y qué información va a querer extraer más allá de si su negocio es o no rentable.

PASO 2.- Clasificación de los gastos de la actividad

Es importante clasificar los gastos de la empresa en variables y fijos, entendiendo variables como los gastos directamente imputables a los ingresos y fijos como los costes indirectos y necesarios que no dependen de los ingresos.

La mejor forma de distinguirlos es preguntarse en qué costes se incurre aunque no se genere ningún ingreso (gastos fijos) y en qué costes se incurre cuando se origina un ingreso (gastos variables).

Por ejemplo, en una fábrica, los gastos variables son todos los gastos de fabricación directamente imputables como la materia prima, la mano de obra directa del personal de fábrica, los costes de suministros empleados durante la fabricación, etc... Pero existen otros gastos directamente imputables a las ventas como los portes de ventas, las comisiones de representantes comerciales, etc...

En cuanto a los gastos fijos o gastos estructurales son los costes periódicos independientes del nivel de actividad de la empresa, como por ejemplo los servicios profesionales independientes (asesorías, gestorías), arrendamientos, publicidad y propaganda, primas de seguros, material de oficina, otros servicios, tributos y tasas, costes del resto del personal, etc.

Una vez se distingan los costes variables de los fijos, es clave tener una segunda clasificación de los gastos con el mismo criterio de clasificación de los ingresos. De esta manera si los ingresos se han desagregado en distintas actividades, los gastos debieran clasificarse igualmente según las distintas actividades. En el caso de un coste indirecto que no pueda clasificarse debido a su carácter general, se debe realizar una imputación según la importancia de cada clasificación de ingresos con respecto al volumen total de ingresos.

PASO 3.- Histórico de la información

Tanto sobre los ingresos como los costes, es clave contar con un histórico comparable, para estudiar su evolución pasada y preveer la futura. Así es importante que dicha información histórica tenga el mismo criterio de clasificación para poder compararse.

En el caso de que se haya cambiado el criterio de clasificación, se debe poder adaptar el histórico con lo que a la hora de decidir cómo informatizar la información es importante tener en cuenta dichos posibles cambios de criterio.

Si la empresa es de reciente creación, es importante al menos contar con una previsión a tres años vista y comparar la información para poder analizar el porqué de las desviaciones con la realidad.

PASO 4.- Obtener el Margen Bruto o el Margen del Negocio

El Margen Bruto o también llamado el Margen del Negocio, es el resultado de restar a los ingresos de la actividad los gastos variables que se incurren de forma directa para generar dichos ingresos.

Para un buen análisis el Margen Bruto debiera desglosarse según el mismo criterio de clasificación de los ingresos, es decir por líneas de producción, familias de producto, etc... 

PASO 5.- EBITDA (Earnings Before Interest Taxes Depreciation and Amortization)

EBITDA es el resultado de restar al Margen Bruto los costes fijos pero sin incluir las amortizaciones, el resultado financiero ni los impuestos de beneficios.

En el formato oficial de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias se obtiene como

  • + Importe neto de la cifra de negocios
  • +- Variación de existencias de productos terminados y en curso
  • + Trabajos realizados por la empresa para su activo
  • - Aprovisionamientos
  • + Otros ingresos de explotación
  • - Gastos de Personal
  • - Otros gastos de explotación

Este resultado es el que determina si la actividad es o no rentable, ya que no considera el efecto financiero ni el tributario.

Al igual que la cifra del Margen Bruto, el EBITDA debiera poder desglosarse según el mismo criterio de los ingresos.

Un análisis de dicho resultado nos permite conocer si las gastos fijos (estructurales) son adecuados o excesivos al compararlo con el Margen Bruto y tomar de esta manera decisiones con una mayor información sobre si se debiera tomar medidas sobre unos costes u otros o por el contrario sobre incentivar o reducir las ventas de una determinada línea de producto.

PASO 6.- Resultado de Explotación y Resultado Neto

El Resultado de Explotación es el EBITDA menos las amortizaciones. Las amortizaciones son la cuantificación del desgaste o depreciación que sufren los activos que tiene la empresa.

El Resultado Neto es el resultado final de la cuenta de Pérdidas y Ganancias, es decir el Resultado de Explotación menos el resulado financiero y los impuestos.

Comparando la diferencia entre ambos resultados, se pueden sacar importantes conclusiones sobre la actividad. Así por ejemplo si se tiene un buen resultado positivo de explotación pero el resultado neto final es de pérdidas, la conclusión es que la actividad del negocio es rentable pero tiene un importante coste financiero y tributario.