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8 Repasos antes del cierre contable y fiscal

Antes de realizar el cierre de un ejercicio fiscal es más que aconsejable realizar un repaso de los registros contables.

La información contable es la base sobre la que se calculan, presentan y liquidan los impuestos y por tanto un registro contable incorrecto puede traer consigo consecuencias fiscales indeseables.

En este artículo, les aconsejamos realizar una serie de comprobaciones para el cierre contable y fiscal de un ejercicio.

Aconsejamos realizar los siguientes 8 Pasos para una revisión antes del cierre contable-fiscal de un ejercicio

  1. Repasar mayores de determinadas cuentas contables
  2. Revisar gastos y reclasificar los gastos no deducibles
  3. Correcta contabilidad de los gastos de personal
  4. Realizar periodificaciones
  5. Reclasificar deuda
  6. El inventario
  7. Comprobar el inmovilizado y las amortizaciones
  8. Revisar las operaciones vinculadas

PASO 1.- Repasar los mayores de determinadas cuentas contables:

Este paso es importante realizarlo durante el año, aconsejando que se realice una comprobación detenida sobre los mayores de tesorería, proveedores y clientes antes de cerrar las liquidaciones de IVA de cada periodo.

De cara al cierre, aconsejamos el repaso de todo el libro mayor, pero en especial de las siguientes cuentas que destacamos: 

Cuentas de Tesorería

La cuenta 570 de caja de la sociedad refleja el dinero en efectivo que posee la sociedad, por lo tanto

  1. no puede cerrarse con un saldo negativo.
  2. debe comprobar que en ningún momento se encuentre en números rojos.
  3. revise si se han producido pagos en efectivo por encima del límite fiscal establecido, consulte nuestro artículo {article title="Limitación a los pagos en efectivo: cuestiones prácticas"}{link}{title}{/link}{/article}).
  4. cormpruebe que lo reflejado contablemente se corresponde con el debido informe de arqueo caja donde se haya anotado cada entrada y salida de dinero así como el saldo que se mantiene.

Las cuentas 572 de cuentas corrientes con entidades bancarias deben igualmente

  1. cerrarse con saldo positivo, ya que en caso de ser negativo por descubiertos debe reclasificarse a la cuenta 520 deudas a corto plazo con entidades de crédito.
  2. comprobarse la conciliación bancaria: es decir que los movimientos y saldos se correspondan con los extractos facilitados por las entidades bancarias

Cuentas con proveedores

La comprobación de los mayores de proveedores permite revisar la adecuada composición del saldo final detectando si faltan facturas por registrar o si se ha producido algún error en el registro de las mismas. Cuando los pagos a proveedores se realizan desde las entidades bancarias es más fácil comprobar la falta de facturas. En los pagos de contado, es más difícil, debido a que no siempre se informan adecuadamente por la persona que ha realizado el pago.

Es conveniente confeccionar un esquema con los gastos recurrentes mensuales, trimestrales o anuales como pueden ser los gastos de luz, teléfono, alquileres, primas de seguros, sueldos y salarios , Seguridad Social, cuotas de préstamos, etc... y de esta manera comprobar posteriormente que no falta ninguno.

Cuentas con clientes

Es importante comprobar que si han existido cobros anticipados, se haya reflejado adecuadamente el devengo de I.V.A. en el momento del cobro tal y como exige la normativa fiscal. Lea al respecta nuestro artículo {article title="Anticipo de clientes: cuándo se paga el IVA y cuándo el Impuesto de Sociedades"}{link}{title}{/link}{/article}

Por otro lado, conocer la composición del saldo de cada cliente ayuda a una correcta gestión de cobro así como en su caso realizar una correcta Dotación de provisiones por insolvencias

Cuentas sin movimientos en proveedores y clientes que se mantienen

La existencia de cuentas de clientes y proveedores que permanecen año tras año con el mismo saldo es un indicio de que puede haber un error contable. Es importante recabar la información para saber cómo tratar el saldo y poder regularizarlo en consecuencia ya que no debemos olvidar que la información contable debe reflejar la realidad de los créditos y débitos.

Cuentas relativas a Administraciones Públicas

Es aconsejable repasar los asientos que registran las distintas liquidaciones de impuestos, comprobando que se corresponden con los impuestos presentados y comprobar los registros de los pagos realizados.

Una vez se han comprobado dichos registors, revisar los mayores y comprobar los saldos de las cuentas de retenciones (cuentas 4751) con el fin de detectar retenciones sin ingresar. Igualmente, revisar los saldos de las cuentas de IVA repercutido (cuentas 477) y cuentas de IVA soportado (cuentas 472) por si existieran cuotas de IVA mal declaradas.

Ante dicha situación, se debe realizar la rectificación mediante la presentación de declaración complementaria antes de que la Agencia Tributaria nos las reclame. Revise nuestro artículo {article 5 cosas que debe saber sobre las Declaraciones Complementarias}{link}{title}{/link}{/article}

Con respecto al IVA repercutido, es importante además de que el saldo final sea cero, comprobar que se haya realizado la liquidación en la declaración correspondiente a su devengo revisando el correcto proceso de facturación. Lea nuestro artículo sobre {article Cuando emitir la factura y cuando ingresar el IVA}{link}{title}{/link}{/article}.

Igualmente, en lo referente al IVA, si hemos efectuado tanto entregas o prestaciones de servicios sujetas como otras exentas, tendremos que comprobar que se haya aplicado correctamente la regla de la prorrata del IVA.

Con respecto a las retenciones que se hayan soportado, cuenta 473, es importante obtener los correspondientes certificados de retenciones a nuestro retenedor y de esta manera comprobar y documentar el saldo ante cualquier revisión.

Partidas pendientes de aplicación

La cuenta 555 de Partidas Pendientes de aplicación debiera cerrarse con saldo cero. Su uso es temporal y se limita su uso al registro de partidas de las que en el momento concreto de contabilizarlas desconocemos su origen.

Por lo tanto, esas partidas deben permanecer en la cuenta el tiempo necesario para hallar su justificación hasta reclasificarlas a la cuenta que realmente les corresponde.

PASO 2.- Revisar gastos y reclasificar los gastos no deducibles:

Contablemente, se deben registrar todos los gastos en los que la empresa incurra, independientemente de que la normativa fiscal los considere o no deducibles a la hora de calcular los impuestos.

Aconsejamos realizar un repaso a los mayores de las cuentas de gastos y recoger todos los gastos no deducibles en subcuentas dentro de la cuenta 678 Gastos Excepcionales, facilitando así posteriormente el ajuste positivo a la hora de realizar la correspondiente liquidación del Impuesto de Sociedades. 

Como gastos no deducibles nos encontramos principalmente con

  • recargos tributarios, las sanciones y las multas. Conviene comprobar que se registren especialmente las sanciones tributarias dado que en caso de no realizar el ajuste positivo en el Impuesto de Sociedades, la Agencia Tributaria va a realizar el correspondiente requerimiento.
  • los gastos sin factura (tiques) y los gastos de hostelería con clientes y proveedores una vez que se haya superado el límite del 1% de la cifra de negocios.

Los donativos y liberalidades se consideran gastos de representación y sí son deducibles con el límite del 1% de la cifra de negocios de la entidad.

Debe documentarse en lo posible todos los gastos de representación, dado que ante una posible revisión fiscal, ante la insuficiencia de prueba la Agencia Tributaria va a suponer una retribución encubierta a los socios no declarada.

PASO 3.- Correcta contabilidad de los gastos de personal

Es conveniente revisar que la cuenta 640 refleje correctamente el importe de las nóminas entregadas y liquidadas a los trabajadores y que estas se han declarado correctamente en los modelos tributarios correspondientes. De esta manera, se debe comprobar que el resumen anual de retenciones (modelo 190) cuadra con las cuentas contables 640, 641.

Igualmente, se debe comprobar el saldo correcto de las cuentas 465 remuneraciones pendientes y la de anticipos, cuenta contable 460.

Con respecto a los anticipos a trabajadores, cuenta contable 460, se debe revisar si el tratamiento de dicha entrega anticipada al trabajador es adecuado o si por el contratio se debe tratar como un préstamo. Revise nuestro artículo {article Anticipos a trabajadores o préstamo sin interés}{link}{title}{/link}{/article}

Contabilización correcta de las retribuciones en especie de los trabajadores

En el caso de retribuciones en especie debe revisar los asientos teniendo en cuenta los siguientes dos criterios:

- Cuando los bienes o servicios se adquieren a terceros para su entrega directa al trabajador.

En tal caso, el momento de adquirir el bien el asiento debe ser del modo siguiente: 460 Anticipo de remuneraciones a 572 Bancos por el importe del bien que consta en la factura con IVA incluido, que no se deduce, salvo que se emita factura al trabajador.

La nómina del trabajador se refleja del modo siguiente:

(640) Sueldos y Salarios
(6401) Retribuciones en especie
(642) Seguridad social a cargo de la empresa

a

(460) Anticipo de remuneraciones
(476) Organismos de la Seguridad Social acreedores.
(4751) HP acreedora por retenciones
(465) Remuneraciones pendientes de pago

- Si el bien es propiedad de la empresa y lo cede al trabajador para su uso. En este caso, la empresa debe reconocer un ingreso en el momento de contabilizar la nómina para contrarrestar el gasto de la entrega en especie y evitar su duplicidad.

Dependiendo de si lo que entrega es un bien o un servicio se debe registrar ese ingreso en la cuenta (700) o en la (705).

Si la contrapartida por los servicios prestados por el empleado o autónomo se materializa a través de entrega de artículos, productos o servicios considerados accesorios o ajenos a la explotación, gestionados por la propia empresa (economatos, utilización de vehículos propiedad de la empresa, utilización de vivienda propiedad de la empresa, etc..), se ha de reconocer ingresos por servicios al personal (755). El importe de la retribución en especie se contabiliza en la cuenta 649.

(640) Sueldos y Salarios
(649) Retribuciones en especie
(642) Seguridad social a cargo de la empresa

a

(4751) HP acreedora por retenciones
(476) Organismos de la Seguridad Social acreedores.
(465) Remuneraciones pendientes de pago
(755) Ingresos por servicios al personal

PASO 4.- Ajustes por periodificación

A cierre del ejercicio, es necesario revisar aquellos gastos contabilizados en el ejercicio pero que conforme a su devengo se corresponden parcialmente al siguiente. Igualmente, con respecto a los ingresos se debe revisar la facturación de servicios por anticipado. En ambos casos, se debe realizar una ajuste atendiendo al periodo al que corresponde.

El caso más común es el pago de la prima de un seguro cuya cobertura abarca una parte del ejercicio siguiente, debiendo refleja un prorrateo de la parte que se imputal al ejercicio y el exceso corregirlo con la cuenta de (480) Gastos anticipados. Igualmente, estaremos en el caso por ejemplo de un servicio de mantenimiento, por lo que es necesario realizar un repaso a los contratos de servicios donde se determine el periodo que abarca cada pago.

Por el contrario, cuando es nuestra empresa la que haya facturado una prestación de servicios por anticipado, la parte correspondiente a ejercicios siguientes se corrige con la cuenta (485) Ingresos anticipados.

PASO 5.- Reclasificación de deudas:

Préstamos a pagar

Al cierre del ejercicio hay que reclasificar como deuda a corto plazo el importe del préstamo a pagar en los doce meses siguientes que corresponden el ejercicio entrante, realizando el asiento:

(170) Deudas a L/P con entidades de crédito
a (520) Deudas a C/ con entidades de crédito

Los préstamos se valoran por su coste amortizado, imputando a resultados los gastos financieros (comisiones, intereses…). 

Pólizas de Crédito

El saldo y movimientos de las cuentas de crédito se deben reflejar en la subcuenta 5201 deudas a corto plazo por crédito dispuesto y debe comprobarse que se corresponde con el extracto bancario facilitado por la entidad bancaria.

Efectos descontados

Cuando se anticipan efectos (como los pagarés) que nuestros clientes nos entregan para el cobro de las facturas emitidas, debemos comprobar que se haya reflejado debidamente la deuda bancaria en la cuenta 5208 deudas por efectos descontados durante el tiempo que media desde el descuento hasta el vencimiento del efecto.

Factoring y Confirming

Si tenemos deudas comerciales anticipadas por entidades de crédito, como el factoring y el confirming, debe comprobarse el saldo de las facturas  anticipadas y no vencidas también en una subcuenta de la 520.

Conciliación de saldos 

Es importante comprobar que el saldo de estas cuentas se corresponde con la información facilitada por el banco. Aconsejamos comprobar con los certificados fiscales que facilitan las entidades, con el último recibo bancario del préstamo donde se releje el capital pendiente y/o con un informe obtenido de la CIRBE (Central de Información de Riesgos del Banco de España).

PASO 6.- El inventario

Al final del ejercicio hay que hacer un recuento de las mercaderías, materias primas, otros aprovisionamientos, recambios, embalajes, subproductos, productos semielaborados y productos terminados que tenemos en almacén sin vender y registrar la variación contablemente, debiendo dar de baja las existencias computadas al inicio del ejercicio.

Es importante, a la hora de valor el inventario comprobar que en el coste se haya incorporado los gastos accesorios de transporte, seguro, carga y descarga, así como tasas e impuestos de las operaciones vinculadas a la adquisición de esas existencias. Igualmente, si existen descuentos en el precio, que éste se haya tenido en cuenta y reducido el precio de adquisición.

Aconsejamos lea nuestro artículo {article title="El inventario: La valoración de las existencias finales"}{link}{title}{/link}{/article}

PASO 7.- Comprobar el inmovilizado y sus amortizaciones

Inmovilizado amortizado en uso y que ya no existe en la empresa

Antes del cierre, aconsejamos revisar el inmovilizado reflejado en contabilidad comprobando si la empresa mantiene dichos elementos o por el contrario se ha deshecho de ellos debiendo registrarse la baja.

Igualmente, es interesante tener un informe de inmovilizado que a pesar de estar enteramente ya amorizado, siga en uso. A los efectos de realizar una valoración económica extracontable sobre el valor de su empresa consideramos que puede ser importante tener dicho informe e incluso incluirlo en la memoria de las cuentas anuales.

El inmovilizado en curso

Con respecto al inmovilizado en curso se debiera

  1. Revisar la posible activación de gastos, pasando a formar parte del inmovilizado en curso.
  2. Capitalizar los gastos financieros en aquellos inmovilizados que precisen más de un año para estar en condiciones de funcionamiento.
  3. Pasar de inmovilizado en curso a inmovilizado material el que ya esté en condiciones de funcionamiento.

Los contratos de Leasing

En el caso del leasing, lo que debemos comprobar es que lo hemos contabilizado como un activo no corriente y que hemos dotado su amortización.

La amortización

Al cierre del año debemos comprobar si hemos dotado todas las amortizaciones del inmovilizado, teniendo en cuenta la parte proporcional correspondiente a aquellos bienes que fueron adquiridos en el ejercicio.

En el apartado de amortizaciones hay que prestar atención a dos puntos:

  1. Libertad de amortización para bienes de escaso valor: existe la posibilidad de amortizar libremente los elementos del inmovilizado material nuevos cuyo valor unitario no exceda de 300 euros, con el límite de 25.000 euros de amortización total por este concepto referido al período impositivo.
  2. Amortización acelerada para aquellos elementos nuevos del inmovilizado material y de las inversiones inmobiliarias, así como los elementos del inmovilizado intangible, puestos a disposición del sujeto pasivo en el período impositivo en el que se cumplan las condiciones del artículo 101 de la LIS (importe neto de la cifra de negocios del período impositivo inmediato anterior inferior a 10 millones de euros), pueden amortizarse en función del coeficiente que resulte de multiplicar por 2 el coeficiente de amortización lineal máximo previsto en las tablas de amortización oficialmente aprobadas.

Revise nuestro artículo de {article Nuevas Tablas de Amortización a partir del 1/1/2015}{link}{title}{/link}{/article}

PASO 8.- Valoración de las operaciones vinculadas

El artículo 16 de la TRLIS, Real Decreto Legislativo 4/2004, indica que estas operaciones deben valorarse a valor normal de mercado, entendiendo como tal el que habrían acordado personas o entidades independientes en condiciones de libre competencia.

Aún cuando no exista obligación de documentar estas operaciones según el artículo 18 apartado 52 de la LIS, sí es necesario poder acreditar que la valoración no se ajusta a un criterio arbitrario a voluntad de la empresa y por la que puede obtener un beneficio fiscal. De lo contrario, la Administración puede efectuar los ajustes pertinentes en el Impuesto de Sociedades y practicar liquidaciones paralelas.

Si se trata de socios profesionales que prestan servicios a su sociedad, según el artículo 18.6 de la LIS, la cuantía del total de los socios profesionales no puede ser inferior al 75% del beneficio obtenido antes de la deducción de dichas retribuciones. Además, estas cuantías no deben ser inferiores a 1,5 veces el SMI de los asalariados de la entidad que realicen funciones análogas. Es necesario recoger por escrito los criterios de aplicación para su determinación.

Las operaciones de tráfico corriente entre el socio y su sociedad se recogen en la cuenta 551 Cuenta corriente con Socios y Administradores por los cargos y abonos a tesorería de la entidad. Esta cuenta está pensada para cantidades que el socio deposita o detrae de la cuenta de la empresa en un periodo corto de tiempo. No deben permanecer en la misma al cierre del ejercicio. El saldo al cierre debe ser cero.

La cuenta 551 se utiliza para atender necesidades puntuales de financiación. De existir saldo al cierre (saldo deudor), ante una revisión fiscal se considera reparto de dividendo encubierto al socio que debiera tributar en su Renta. Si el saldo es acreedor, se entiende como un préstamo no declarado del socio a la sociedad, del que debieran derivar intereses y practicar retenciones.

Debe saber que la Agencia Tributaria tiene el foco puesto en estas operaciones, por lo que aconsejamos revisar detenidamente estas operaciones y dejar documentados los acuerdos entre los socios y realizar los correspondientes ajustes que pueden conllevar las diferencias entre las valoraciones según la normativa fiscal.

Lea nuestro artículo de {article Préstamos entre socios y su sociedad}{link}{title}{/link}{/article} y {article title="Operaciones Vinculadas: El modelo 232"}{link}{title}{/link}{/article}