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Criterio Técnico de la Inspección de Trabajo sobre el registro de jornada

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social publica su Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación en materia de registro de jornada y las modificaciones que se aplican desde el 12 de mayo de 2019. Conoza su contenido en ese artículo.

En nuestro artículo de El registro de jornada desde el 12 de mayo de 2019 les detallamos la reforma que obliga a los empleadores a registrar la jornada de trabajo de todos sus empleados, extendiendo la obligación que ya existía de los contratos a tiempo parcial a los de jornada completa.

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social, este 10 de junio de 2019, ha publicado su Criterio Técnico OE ITSS nº 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y S.S. en materia de registro de Jornadade registro de Jornada que determina las actuaciones de los inspectores en relación al Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que modifica el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores y la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

Una vez analizada esta publicación, les destacamos los siguientes puntos:

Obligación diaria del registro de la jornada 

El Criterio indica que la normativa introducida con el Real Decreto-ley 8/2019 permite afirmar que la llevanza del registro de jornada no es una opción para el empresario, sino que se trata de un deber.

Este Criterio menciona que los inspectores deben considerar que este cambio normativo obedece a la Directiva 2003/882003/88, que vela por la protección de la seguridad y salud de los trabajadores donde se establece que los Estados miembros deben garantizar el respeto de los periodos mínimos de descanso e impidan que se sobrepase la duración máxima del tiempo de trabajo semanal.

La oblgiación es claramente de llevar un registro de la jornada diario, no siendo aceptable para la acreditación de su cumplimiento la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos, pues éstos se formulan "ex ante" y determinarán la previsión de trabajo para dicho periodo pero no las horas efectivamente trabajadas en el mismo, que sólo se conocerán "ex post" como consecuencia de la llevanza del registro de jornada.

Registro de interrupciones o pausas durante la jornada

La normativa no exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria, que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo. Pero sin duda es conveniente que el registro utilizado en la empresa ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo.

La instrucción indica que mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, el registro de jornada puede organizarse de manera que incluya las interrupciones o pausas que se consideren, siempre y cuando el registro incluya necesariamente el horario de inicio y finalización de la jornada.

Flexibilidad horaria

Se indica a los inspectores que la lectura que se haga del registro a la hora de determinar el posible incumplimiento de determinados límites en materia de tiempo de trabajo, debe hacerse de forma integral, considerando todas las posibilidades que permite el ordenamiento laboral en materia de distribución de tiempo de trabajo.

Obligatoriedad de otros registros

Se recuerda la obligación ya existente anteriormente de determinados registros de jornada que se mantienen funcionales y de acuerdo con sus propias previsiones o régimen jurídico, indicando los siguientes

1°. El registro diario de los contratos a tiempo parcial del artículo 12.4.c) ET

2°. El registro de horas extraordinarias del 35.5 ET.

Y se indica que si bien el registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias, constituyen obligaciones legales independientes y compatibles, también se debe considerar que el registro del artículo 34.9 del ET puede ser utilizado por las empresas para el cumpilmiento de la obligación de registro del artículo 35.5, sin perjuicio de que, en caso de realización de horas extraordinarias operen las obligaciones adicionales establecidas en este último precepto y en la letra b de la disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995.

Es decir, con en el mismo registro de jornada se puede cumplir tanto con la nueva obligación como con las obligaciones ya existentes, pero sin olvidarse que, en cuanto a horas extraordinarias, además debe cumplirse con informar a los representantes legales de los trabajadores que deben "ser informados mensualmente por el empresario de las horas extraordinarias realizadas por los trabajadores, cualquiera que sea su forma de compensación, recibiendo a tal efecto copia de los resúmenes a que se refiere el apartado 5 del artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores".

Trabajadores móviles, trabajadores de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario

Sobre las especialidades que se aplican a estos trabajadores, el criterio indica que dados los sectores a los que afecta, en donde debe existir constancia expresa del disfrute y cumplimiento del descanso por razones de seguridad, hay que entender que se mantienen en sus propios términos al estar incluido el contenido concreto del registro dentro de las "especialidades" a las que se refiere el artículo 34.7 ET, indicando además que el registro que vienen realizando ahora también debe permitir una lectura real de la jornada de trabajo realizada.

Medios para el registro de la Jornada

La normativa indica que la organización y documentación del registro es la que se determine mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa, o, en su defecto decisión del empresario previa consulta con los representantes legales.

Expresamente, se indica que compete a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social no solo verificar la existencia de un registro de jornada, sino también que su forma de organización y documentación ha ido precedida del correspondiente procedimiento de negociación o consulta con la representación de los trabajadores, aspecto este que podrá ser objeto de comprobación a través de las actas de las reuniones celebradas en el proceso de negociación.

Este Criterio Técnico señala que debe entenderse válido cualquier medio, físico o de cualquier otro tipo, siempre que el mismo garantice la fiabilidad y veracidad respecto de los datos registrados diariamente.

En el caso de que el registro de jornada se haya instrumentado originalmente en formato papel, a efectos de su conservación puede archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales, siendo guardado telemáticamente con las debidas garantías. Este archivo, estará igualmente a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

En cualquier caso, debe ser

  • un sistema de registro objetivo
  • que garantice la fiabilidad y veracidad
  • que no pueda alterarse a posteriori
  • que respete la normativa sobre protección de datos.

Para la inspección, el registro ha de ser documentado, por lo que en aquellos casos en que el registro se realice por medios electrónicos o informáticos, tales como un sistema de fichaje por medio de tarjeta magnética o similar, huella dactilar o mediante ordenador, la lnspección de Trabajo y Seguridad Social puede requerir en la visita la impresión de los registros correspondientes al periodo que se considere, o bien su descarga o su suministro en soporte informático y en formato legible y tratable.

Si el registro se llevara mediante medios manuales tales como la firma del trabajador en soporte papel, la Inspección puede recabar los documentos originales o solicitar copia de los mismos. De no disponerse de medios para su copia, pueden tomarse notas, o muestras mediante fotografías, así como, de considerarse oportuno en base a las incongruencias observadas entre el registro de jornada, y la jornada u horario declarado, tomar el original del registro de jornada como medida cautelar.

Acceso y Conservación del Registro de la Jornada

Sobre la accesibilidad de los registros indica

  • Que sea posible acceder a dichos registros en cualquier momento, cuando así sea solicitado por los trabajadores, sus representantes y por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social
  • Y que los registros tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata.

Literalmente la normativa indica que "La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social."

Se indica al respecto, que ante la ausencia de referencia expresa y por motivos de seguridad jurídica, debe interpretarse que la permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo que así lo disponga un convenio colectivo o exista pacto expreso en contrario, ni debe entregarse a cada persona trabajadora copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los representantes legales de los trabajadores, lo que no obsta la posibilidad de estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores.

Tampoco la conservación de los registros diarios implica la totalización de los mismos, tal y como sí se establece en el caso de los contratos a tiempo parcial y para el cumplimiento de las obligaciones en caso de realización de horas extraordinarias.

Régimen Sancionador

La modificación en la normativa introducida es clara, ya que tipifica como infracción grave la transgresión de las obligaciones en materia de registro de jornada.

Pero la instrucción señala que a la hora de iniciar un expediente sancionador, 

"...deberá tenerse en cuenta por los actuantes las prevIsIones ya señaladas de la norma que deriva a la negociación colectiva o a los acuerdos con los representantes de los trabajadores lo relativo a la organización y documentación de dicho registro -como es la modalidad de registro que se haya de seguir-, por lo que se valorará la existencia de una actuación de la empresa en este sentido y una negociación entre las partes bajo el principio de la buena fe.

También deberán tenerse en cuenta el resto de las circunstancias del caso, entre las que cabe señalarse que el registro de la jornada no constituye un fin en sí mismo, sino un instrumento para el control del cumplimiento de la normativa en materia de tiempo de trabajo, con sus consecuencias respecto de la salud laboral, así como de la realización y el abono y cotización de las horas extraordinarias. El registro es un medio que garantiza y facilita dicho control, pero no el único.

Lo anterior supone que, si hubiese certeza de que se cumple la normativa en materia de tiempo de trabajo o de que no se realizan horas extraordinarias, aunque no se lleve a cabo el registro de la jornada de trabajo, tras la valoración del inspector actuante en cada caso, podría sustituirse el inicio del procedimiento sancionador por la formulación de un requerimiento para que se dé cumplimiento a la obligación legal de garantizar el registro diario de la jornada de trabajo."

Recursos y enlaces de interés

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Criterio Técnico OE ITSS nº 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y S.S. en materia de registro de Jornadade registro de Jornada (archivo PDF)

Normativa: Real Decreto-ley 8/2019