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7 consejos para redactar un email adecuadamente

Cuando escribimos un email, todos queremos que sea leído, comprendido y atendido por el destinatario. Cuando recibimos otros emails, agradecemos aquellos emails que por su redacción facilitan su lectura, son amenos, amables y comprensibles.

Seguidamente compartimos unos consejos a la hora de redactar y enviar un email que generan una buena comunicación, aseguran su lectura y comprensión, así como agilizan su archivo y posteriores búsquedas. 

1. El uso de Mayúsuclas

El primer consejo es seguir la regla general y principal de que no se redacte todo en mayúsculas, porque no facilita la lectura y se entiende como un grito en informática, Es especialmente importante no escribir con todo mayúsculas en el asunto del email. Es lo primero que que el destinatario ve antes de abrir el email y por tanto es bastante agresivo y puede causar rechazo.

2. El Para

En el Para..se indican los destinatarios del email que se va a enviar. Cuando queremos enviarlo a varias personas es más correcto utilizar la opción CC (Carbon Copy).

En el caso de varios destinatarios, es importante ser cuidadoso en la redacción del email dejando claro si requiere respuesta o acción por parte de todos o sólo de unos, evite dejar ambigüedades en este sentido.

También considere la opción de enviarlo con acuse de recibo si necesita conocer si el destinario lo recibe correctamente.

3. El Asunto: nunca en blanco

Escriba en el campo Asunto. Como indicábamos en el primer consejo, el asunto del email es lo que primero que llega al destinatario. Por ello es importante que ofrezca la información adecuada y de forma escueta del contenido a modo de título. Nunca lo deje en blanco. Facilite al destinatario el conocer la importancia del mensaje.

Además una buena redacción del asunto es especialmente importante, agiliza las futuras búsquedas y su archivo.

4. El Saludo: siempre saludar

Es importante no solamente atender al saludo inicial sino también al saludo de despedida.

Ambos saludos que sean adecuados y sencillos, atendiendo al trato que tengamos con los destinatarios. 

Si conocemos al destinatario y tenemos confianza, podemos utilizar la fórmula "Hola +Nombre" o bien una fórmula más formal de Estimado/a+Nombre. La fórmulas "Buenos días +Nombre" o "Buenas tardes +Nombre" no parecen muy adecuadas porque no sabemos cuándo lo va a recibr, pero puede utilizarse con destinatarios que sabemos que están atentos a su bandeja de entrada.

En caso de no conocer al destinatario o no tener la confianza suficiente, es mejor utilizar un simple "Hola" y evitar la fórmula de "Estimado" ya que parece forzada.

En el saludo de despedida, se puede utilizar "Espero tenga un buen día" esta frase es muy educada y bien recibida, y en caso de familiaridad sustituirla en su forma coloquial de "Que pases un buen día". O bien también son buenas las fórmulas un poco más formales de "Un atento saludo, " o "Le saluda atentamente," pasando a incluir el nombre y apellidos del remitente.

5. El cuerpo: al grano

El cuerpo del mensaje debe ser concreto, evitando párrafos mayores de cinco líneas y procurando que se lea en la totalidad de la pantalla. La puntuación debe ser adecuada y se recomienda usar frases cortas y no abusar de puntos de exclamación. No utilice emoticones en un email formal y sea educado incorporando frases amables utilizando "por favor" y "gracias". Por supuesto, es importante evitar las faltas de ortografía, muchos gestores de emails incorporan corrector ortográfico, úselo si tiende a cometerlas.

Si el cuerpo del mensaje fuera muy extenso, piense en incorporar lo que quiere trasaldar en un informe y adjuntarlo como un archivo separado. De esta manera el destinatario, al recibir el email entenderá que la lectura del mismo requiere un poco más de tiempo.

6. La Firma: importante no olvidarla

En la firma de emails corporativos es importante incluir los datos de contacto, pero además los avisos legales, de seguridad, protección de datos, etc...

7. Plantillas y Gráficos: ¿usar o no usar?

No aplicar plantillas de diseño, gifs animados, gráficos HTML ya que no todos los destinatarios habilitan estas características. Evite también utilizar colores agresivos o una variedad de colores en exceso.