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Los libros contables: cuáles son obligatorios, cuándo y dónde se presentan

por | May 5, 2016 | Área Contable y Financiera

El Código de Comercio establece la obligación de los empresarios de llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad. Esta contabilidad se registra en los libros contables.

Los libros contables que son obligatorios (establecidos por el artículo 25 del Código de Comercio) son:

 

  1. Libro diario
  2. Libro de Inventario y Cuentas Anuales

Existen otros libros que voluntariamente pueden llevarse, si así se desean, como pueden ser el Libro Mayor u otros Libros Auxiliares, por ejemplo el libro de caja, el libro de bancos, libro de entradas y salidas de almacén, etc..

El Libro Diario

Libro Diario

En este libro se registra diariamente las operaciones relativas a la empresa. Aunque también se permite una anotación mensual conjunta que englobe todas de las operaciones de ese mes (artículo 28.2 del Código de Comercio).

El Libro Diario contiene lo que se denominan asientos contables. Estos asientos contienen como mínimo la fecha de la operación, las cuentas contables que intervienen en la operación, los importes asociados a cada cuenta, la distinción de si se trata de un cargo (anotación en el Debe) o de un abono (anotación en el Haber), una descripción de la operación y el número de asiento.

El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Este libro incluye cuatro partes (artículo 28.1 del Código de Comercio)

  • un Balance inicial detallado, que puede ser el balance se sumas y saldos de la apertura.
  • como mínimo un balance de sumas y saldos de cada trimestre,
  • el inventario del cierre del ejercicio
  • y las cuentas anuales 

Libro Mayor

Libro Mayor

Este libro no es obligatorio pero es muy útil. En él se recoge información individualizada de todas las cuentas que intervienen en la contabilidad de la empresa con todos sus movimientos que cronólogicamente se realizan, tando de aumento como de disminución, e informando del saldo.

Hoy en día con los programas informáticos, es un libro que se puede generar y consultar fácilmente al contener la misma información que el diario, aunque con una representación muy distinta, que permite consultar y conocer de un sólo vistazo todos los movimientos de una cuenta concreta.

En el libro mayor, las cuentas se representan en forma de “T” donde el lado izquierdo se denomina Debe, y por tanto donde se registran los movimientos que corresponden a cargos y el lado derecho se denomina Haber, y donde se anotan los movimientos correspondientes a abonos.

Así por ejemplo, en una cuenta de mayor de un cliente, en el Debe se van registrando los movimientos por las facturas emitidas y en el Haber los cobros que se van percibiendo, conociendo así en todo momento el saldo que este cliente mantiene con la empresa.

Por el contrario, en una cuenta de mayor de proveedor, en el Debe se van registrando los pagos que se le vayan realizando y en el Haber los movimientos por las facturas que nos entregue.

¿Dónde y cuándo se registran los libros contables?

Los libros contables deben presentarse en el Registro Mercantil del lugar donde tenga la empresa su domicilio.

Las cooperativas, sin embargo, pueden presentar los libros en el Registro de Cooperativas.

El plazo para presentar los libros es de cuatro meses desde el cierre del ejercicio. Así cuando el cierre del ejercicio coincide con el año natural, es decir el 31 de diciembre, el último día para legalizar los libros es el 30 de abril. (Artículo 27)

¿En papel o digitales?

Hoy en día se permite la legalización y la llevanza de los libros en soporte digital, por lo que es un gran avance y ahorro de costes el no estar obligados a confeccionarlos en papel.

El Registro Mercantil facilita un programa informático llamado Legalia (puede descarglo en la página de descargas de Registradores de España) para poder confeccionar los libros digitales de tal forma que tengan una huella digital válida que acredite la autenticidad y la no alteración de los libros presentados.

Desde el 2014, las sociedades obligadas a realizar su inscripción en el Registro Mercantil están obligadas al formato digital de estos libros. El resto de sociedades pueden seguir con el formato en papel.

¿Cuánto tiempo deben conservarse los libros?

En el artículo 30 del Código de Comercio, se indica que los libros y la documentación correspondiente debe conservarse durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros. 

¿Y si no está obligado fiscalmente a llevar estos libros contables?

A determinados empresarios que ejercen su actividad como personas físicas o comunidades de bienes y que se encuentran en estimación directa u objetiva, la Agencia Tributaria no les obliga a que ante una revisión tengan que presentar estos libros contables, exigiendo solamente los libros registro que fiscalmente les corresponda (Libro de Ingresos y Gastos, Libro de Facturas expedidas, Libro de Facturas recibidas …etc). Así se informa en la página de la Agencia Tributaria sobre las obligaciones para empresarios individuales y profesionales.

Por ello, muchos de esos empresarios, no legalizan los libros contables e incluso no llevan una contablidad de su actividad y simplemente anotan las operaciones que realizan en los libros fiscales. Sin embargo estos libros gozan de un valor probatorio nada despreciable, por lo que ante cualquier necesidad de acreditar en los Tribunales o hacer valer algún derecho, los libros contables son la mejor prueba con la que se pueda contar.

Así que a pesar de  lo que establece la normativa fiscal, conviene atender a la obligación que por otro lado el Código de Comercio indica que atañe a todos los empresarios, independientemente del régimen fiscal en el que estén.

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