Libros Registros en IRPF: nueva regulación

La Orden HAC/773/2019 modifica las obligaciones formales, contables y registrales de los contribuyentes por IRPF para las anotaciones registrales correspondientes al ejercicio 2020 y siguientes.

¿Cúales son las novedades que incorpora esta Orden? Lea nuestro artículo para estar preparado

Esta Orden HAC/773/2019 consta de 13 artículos que tratan sobre las obligaciones de llevanza de libros registros por parte de empresarios y profesionales, contribuyentes del IRPF.

Hay que destacar que esta Orden no afecta a aquellos que, de acuerdo con lo establecido en el artículo 68.2 del Reglamento de IRPF, estén obligados a llevar contabilidad ajustada al Código de Comercio por estar en Estimación Directa Normal. Pero el resto de los contribuyentes de IRPF están obligados a llevar los libros registros establecidos aun cuando, voluntariamente, lleven contabilidad ajustada a lo dispuesto en el Código de Comercio (artículo 68.10 del Reglamento de IRPF).

A continuación les detallamos la estructura de la Orden con enlace al detalle del mismo

1. Libros obligatorios (artículos 1, 5, 6, 7 y 8)
2. Libro registro de ingresos y ventas (artículo 2)
3. Libro registro de compras y gastos (artículo 3)
4. Libro registro de bienes de inversión (artículo 4)
5. Libro registro de provisiones de fondos y suplidos (artículo 6.3)
6. Requisitos formales (artículo 9)
7. Plazo para las anotaciones registrales (artículo 10)
8. Rectificación de las anotaciones registrales (artículo 11)
9. Compatibilidad con otros libros (artículo 12)
10. Obligación de conservación (artículo 13)
11. Novedades incorporadas

¿CUALES SON LOS LIBROS OBLIGATORIOS PARA LOS CONTRIBUYENTES EN IRPF?

Los Libros registros obligatorios que esta Orden HAC/773/2019 regula se determinan de la siguiente forma

Artículo 1: Para las Actividades empresariales Estimación directa Simplificada (art.68.4 RIRPF) 

1. Libro registro de ventas e ingresos 
2. Libro registro de compras y gastos 
3. Libro registro de bienes de inversión  

La Orden indica que los titulares de diversos establecimientos situados en el ámbito de aplicación del impuesto pueden llevar, en cada uno de ellos, los libros registros obligatorios, en los que anotar por separado las operaciones efectuadas desde dichos establecimientos y siempre que los asientos resúmenes de éstos se trasladen a los correspondientes libros registros generales que deberán llevarse en el domicilio fiscal (Artículo 1.2)

Artículo 5: Para la Actividad empresarial sin carácter mercantil según Código de Comercio en Estimación directa (art.68.3 RIRPF)

1. Libro registro de ventas e ingresos 
2. Libro registro de compras y gastos 
3. Libro registro de bienes de inversión 

Artículo 6: Para las Actividades profesionales Estimación directa en cualquier modalidad (art.68.5 RIRPF)

1. Libro registro de ingresos
2. Libro registro de gastos
3. Libro registro de bienes de inversión
4. Libro registro de Provisiones de fondos y suplidos

Artículo 7: Para Actividades empresariales Estimación objetiva (art.68.6 y 7 RIRPF)

1. Libro registro de ventas e ingresos (cuando realicen actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones)
2. Libro registro de bienes de inversión (cuando deduzcan amortizaciones)

Artículo 8: Para Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas (art.68.8 RIRPF)

Unos únicos libros obligatorios correspondientes a la actividad realizada, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar en relación con sus socios, herederos, comuneros o partícipes. 

La llevanza de libros registros por las citadas entidades se ajustará a lo establecido en los artículos 1 a 7 de la presente orden, teniendo en cuenta el régimen de determinación del rendimiento neto de la actividad por el que haya optado la entidad o que, en su caso, le resulte aplicable, a los efectos de lo dispuesto en la normativa reguladora IRPF.

Se está pendiente de que la AEAT publique en su página web un formato tipo de libros registros, según consta en exposición motivos de Orden.

LIBRO REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS (art.2 Orden HAC/773/2019)

El libro registro de ventas e ingresos, en el que se anotan, con la debida separación, la totalidad de los ingresos derivados del ejercicio de la actividad, debe contener:

1. El número de la factura expedida, y en su caso la serie, en el que se refleje el ingreso. Cuando no exista obligación de emitir factura, los ingresos se numerarán correlativamente, anotándose en el libro registro de ventas e ingresos el número que corresponda en cada caso.
2. La fecha de expedición de la factura y la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior.
3. El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y NIF del destinatario.
4. Concepto. A estos efectos se reflejará, al menos, con el desglose de ingresos íntegros que conste en el último modelo del IRPF aprobado al inicio del ejercicio al que corresponden los ingresos anotados en este libro registro.
5. Importe de la operación o, si la operación está sujeta al IVA, la base imponible de las operaciones determinada conforme a los artículos 78 y 79 de la Ley 37/1992 del IVA y, en su caso, el tipo impositivo aplicado y la cuota tributaria. Igualmente será válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.
6. Si la operación está sujeta a retención o ingreso a cuenta del IRPF, se consignará separadamente el tipo de retención aplicado a la operación y el importe retenido por el destinatario.

Cuando no sea preceptiva la identificación del destinatario de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7.1 del Reglamento de facturación  y cuyo devengo se haya producido dentro del mismo mes natural, la anotación individualizada de las facturas se puede sustituir por un asiento resumen diario, en el que debe constar:

a) Los números inicial y final de las facturas.
b) La fecha de expedición de las facturas.
c) Referencia a que se trata de un asiento resumen de facturas expedidas de acuerdo con el art.7.1 Reglamento facturación.
d) Si la operación está sujeta al IVA, la base imponible global correspondiente a cada tipo impositivo, los tipos impositivos, la cuota global de las facturas numeradas correlativamente y expedidas en la misma fecha. Si la operación no está sujeta al IVA, se hará constar el importe de la operación.

Igualmente, deben anotarse por separado las facturas rectificativas a que se refiere el artículo 15 del Reglamento de facturación, consignando el número de la factura expedida, fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior, la identificación del cliente, la base imponible, tipo impositivo y cuota.

Para las actividades empresariales en estimación objetiva (art.7 b) Orden) se indica que en este libro

1. Deben incluirse las subvenciones corrientes y de capital incluyendo los criterios de imputación y las indemnizaciones.
2. En el caso de que existan operaciones acogidas al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca en el IVA, se consigna separadamente el importe reintegrado de la compensación.

LIBRO REGISTRO DE COMPRAS Y GASTOS (art.3 Orden HAC/773/2019)

El libro registro de compras y gastos, en el que se anotan, con la debida separación, la totalidad de los gastos derivados del ejercicio de la actividad, debe contener:

1. El número de la factura recibida, y en su caso la serie, en la que se refleje el gasto. Cuando no exista obligación de reflejar el gasto en factura los gastos se numerarán correlativamente, anotándose en el libro registro de compras y gastos el número de recepción que corresponda en cada caso.
2. La fecha de expedición de la factura u otro documento justificativo y la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior.
3. El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y NIF del obligado a su expedición.
4. Concepto. A estos efectos se reflejará, al menos, con el desglose de gastos fiscalmente deducibles que conste en el último modelo del IRPF aprobado al inicio del ejercicio al que corresponden los gastos anotados en este libro registro.
5. Si la operación está sujeta al IVA, la base imponible de las operaciones, determinada conforme a los artículos 78 y 79 de la Ley 37/1992 del IVA y, en su caso, el tipo impositivo aplicado y la cuota tributaria. Igualmente será válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.
6. El importe que es considerado gasto a efectos del IRPF.
7. Si la operación está sujeta a retención o ingreso a cuenta del IRPF, se consignará separadamente el tipo de retención aplicado a la operación y el importe retenido al emisor de la factura.

Igualmente, deben anotarse por separado las facturas rectificativas a que se refiere el art.15 del Reglamento de facturación, consignando el número de la factura expedida, la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior, identificación del proveedor, base imponible, tipo impositivo y cuota.

Puede hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha, si se hace constar los números inicial y final de las facturas recibidas asignados por el destinatario, siempre que procedan de un único proveedor, la suma global de la base imponible correspondiente a cada tipo impositivo, la cuota impositiva global, siempre que el importe total conjunto de las operaciones, IVA no incluido, no exceda de 6.000 euros, y que el importe de las operaciones documentadas en cada una de ellas no supere 500 euros, IVA no incluido.

LIBRO REGISTRO DE BIENES DE INVERSIÓN (art.4 Orden HAC/773/2019)

En el libro registro de bienes de inversión se registran, debidamente individualizados, los elementos patrimoniales afectos a una actividad empresarial o profesional, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley 35/2006 del IRPF.

Los contribuyentes deben reflejar en este libro registro los datos suficientes para identificar de forma precisa las facturas y documentos de aduanas correspondientes a cada uno de los bienes afectos asentados.

Por cada bien individualizado, se debe anotar:

a) El número de factura o, en caso de importación, el número del documento aduanero, o en defecto de los anteriores, el número de recepción.
b) La fecha en que el elemento patrimonial se encuentre en condiciones de funcionamiento.
c) La descripción del bien con indicación de todos aquellos datos que permitan su perfecta identificación.
d) El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y NIF del proveedor.
e) El valor de adquisición, así como el valor amortizable del elemento patrimonial.
f) El método de amortización aplicable.
g) El porcentaje de amortización aplicado cada período impositivo, así como la cuota de amortización resultante.
h) La amortización acumulada.

También se debe hacer constar la baja del bien o derecho con expresión de su fecha y motivo. En el supuesto de transmisión del bien, debe constar los datos necesarios para la identificación de la operación.

LIBROS REGISTROS EN ACTIVIDADES PROFESIONALES (art.6.3 Orden HAC/773/2019)

En el libro registro de provisiones de fondos y suplidos se anotan, con la debida separación:

a) El número de la anotación.
b) La naturaleza del movimiento: provisión de fondos o suplido.
c) Las fechas en que las provisiones o suplidos se hubieran producido o pagado.
d) El importe de los mismos.
e) El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y NIF del pagador de la provisión o perceptor del suplido.
f) El número de la factura en el que se refleje la operación. Cuando no exista obligación de emitir factura, las provisiones de fondos y suplidos se numerarán correlativamente anotándose en este libro registro el número que corresponda en cada caso.

REQUISITOS FORMALES (art.9 Orden HAC/773/2019)

Los requisitos son:

1. claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras. Se deben totalizar por trimestres y años naturales.

2. Las anotaciones registrales deben hacerse expresando los valores en euros. Cuando la factura u otro documento justificativo se hubiese expedido en una unidad de cuenta o divisa distinta del euro, tendrá que efectuarse la correspondiente conversión para su reflejo en los libros registros.

3. Cuando los libros sean llevados por medios electrónicos o informáticos se deben conservar los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se debe facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible por estar encriptados o codificados.

En el caso de que los libros no se lleven en formato electrónico es válida la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas, que después deben ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar los libros mencionados en el apartado anterior.

4. Los contribuyentes y entidades que realicen varias actividades, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 38 del Reglamento del IRPF, deben llevar libros independientes para cada una de ellas. En el caso de que los libros registros no se lleven en formato electrónico se debe hacer constar en el primer folio la actividad a que se refieren.

PLAZO PARA LAS ANOTACIONES REGISTRALES (art.10 Orden HAC/773/2019)

1. Las operaciones que hayan de ser objeto de anotación registral deben hallarse asentadas en los correspondientes libros registros antes de que finalice el plazo para realizar la declaración e ingreso de los pagos fraccionados a que se refieren los art.109 a 112 del Reglamento del IRPF.

2. No obstante, las operaciones efectuadas por el sujeto pasivo respecto de las cuales no se expidan facturas, deben anotarse en el plazo de siete días a partir del momento de la realización de las operaciones o de la expedición de los documentos, siempre que este plazo sea menor que el señalado en el apartado anterior.

3. Las facturas recibidas deben anotarse en el correspondiente libro registro por el orden en que se reciban, y dentro del período impositivo en que proceda efectuar su deducción.

RECTIFICACIÓN DE LAS ANOTACIONES REGISTRALES (art.11 Orden HAC/773/2019)

Cuando los empresarios o profesionales hubieran incurrido en algún error u omisión al efectuar las anotaciones registrales a que se refieren los artículos anteriores deben rectificarlas inmediatamente. Esta rectificación debe efectuarse mediante una anotación o grupo de anotaciones que permita determinar, para cada período trimestral de liquidación del pago fraccionado correspondiente, la totalidad de los ingresos y gastos del periodo, una vez practicada dicha rectificación.

COMPATIBILIDAD CON OTROS LIBROS (art.12 Orden HAC/773/2019)

Los libros registros regulados en esta orden pueden ser utilizados a efectos del IVA, siempre que se ajusten a los requisitos que se establecen en el Reglamento del IVA (RD 1624/1992)

OBLIGACIÓN DE CONSERVACIÓN FACTURAS (art.13 Orden HAC/773/2019)

De conformidad con lo establecido en el art.68.1 del RIRPF (RD 439/2007), los contribuyentes del IRPF están obligados a conservar, durante el plazo máximo de prescripción, todos los justificantes, facturas y demás documentos acreditativos de las operaciones, gastos, e ingresos de cualquier tipo que hayan sido objeto de reflejo en los libros registros establecidos en la presente orden, y a exhibirlos ante los órganos competentes de la Administración tributaria, cuando sean requeridos al efecto.

NOVEDADES 

La principal novedad es que en las anotaciones en los libros registros de ventas e ingresos y de compras y gastos se debe hacer constar el NIF de la contraparte de la operación (nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del destinatario o del obligado a su expedición). Esta información que se incorpora, y que ya se incluye en los libros registro de IVA, hace que se cumpla con el objetivo de homogeneizar y poder compatibilizar los registros de las operaciones.

También se introduce una regulación de los asientos resúmen, siguiendo el criterio que ya existe en IVA.